IT Governance

 

Pengelolaan TI (IT Governance) merupakan suatu bentuk perencanaan dalam menerapkan dan menggunakan TI yang digunakan oleh suatu organisasi agar sesuai dengan visi, misi dan tujuan dari organisasi. TI yang diatur tersebut merupakan suatu proses untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi agar dapat mencapai tujuannya dengan menambahkan nilai yang dapat menyeimbangkan resiko terhadap penggunaan TI serta prosesnya.

Peranan IT Governance tidaklah diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka IT Governance yang pada intinya adalah bagaimana me-manage penggunaan TI agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah – juga harus dilakukan. Prinsip-prinsip IT Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik dilaksanakan pada sebuah organisasi publik.

IT Governance merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip organisasi dengan memfokuskan pada kegiatan manajemen dan penggunaan TI untuk pencapaian organisasi. Dengan demikian, IT governance pada intinya mencakup pembuatan keputusan, akuntabilitas pelaksanaan kegiatan penggunaan TI, siapa yang mengambil keputusan, dan memanaje proses pembuatan dan pengimplementasian keputusan yang berkaitan dengan TI.

Aspek-Aspek IT Governance

1. Penyelarasan rencana strategis TI dengan tujuan bisnis Perusahaan (Strategic Alignment); berfokus pada memastikan hubungan bisnis dan rencana TI; mendefinisikan, memelihara dan memvalidasi proposisi nilai TI, dan menyelaraskan operasi TI dengan operasi perusahaan.
2. Optimalisasi nilai bisnis Perusahaan bagi Perusahaan (Value Delivery); adalah tentang menjalankan proposisi nilai seluruh siklus pengiriman, memastikan bahwa TI memberikan manfaat yang dijanjikan terhadap strategi, berkonsentrasi pada mengoptimalkan biaya dan membuktikan nilai intrinsik TI.
3. Optimalisasi investasi TI yang mencakup aplikasi, informasi, infrastruktur dan sumber daya manusia (Resouce Management); adalah tentang investasi yang optimal, dan pengelolaan yang tepat atas sumber daya TI yang kritis, yaitu antara lainaplikasi, informasi, infrastruktur dan orang-orang. Isu-isu kunci berkaitandengan optimasi pengetahuan dan infrastruktur.
4. Pengelolaan resiko TI (Risk Management); membutuhkan kesadaran risiko dari pejabat perusahaan senior, pemahaman yang jelas tentang risk appetite perusahaan itu, pemahaman tentang persyaratan kepatuhan, transparansi tentang risiko yang signifikan untuk perusahaan dan menanamkan tanggung jawab manajemen risiko kedalam organisasi.
5. Pengelolaan kinerja proses TI (Performance Measurement); menjalankan dan memonitor implementasi atasstrategi, penyelesaian proyek, penggunaan sumber daya, kinerja proses dan pelayanan pengiriman, yaitu menggunakan, misalnya, balanced scorecard yang menerjemahkan strategi ke dalam tindakan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Risk Management

Manajemen Risiko (Risk Management) adalah kemungkinan terjadinya sesuatu yang buruk atau hilangnya sesuatu yang bernilai. Nilai yang dimaksud disini dapat berupa kesehatan, status sosial, kekayaan, barang, harta ataupun kesejahteraan dan kebahagiaan. Nilai-nilai ini dapat diperoleh atau hilang ketika kita mengambil keputusan untuk melakukan ataupun tidak melakukan suatu tindakan.

Aspek-Aspek Risk Management

1. Tataran Korporasi: Aspek ini  terdiri atas tiga hal. Pertama, kecukupan modal minimum. Kedua, batasan portofolio investasi. Ketiga, pemisahan rekening perusahaan dan nasabah. Pengaturan aspek ini dimaksudkan untuk mencegah kejahatan korporasi (corporate crime).
2. Tataran Pengelola Perusahaan: Aspek ini terdiri atas tiga hal juga. Pertama, kompetensi manajemen berupa pengalaman dan keahlian. Kedua, integritas pengurus berupa rekam jejak yang tidak tercela. Ketiga, tata pengelolaan yang baik dan transparan. Pengaturan aspek ini dimaksudkan untuk mencegah kejahatan pimpinan perusahaan (white collar crime).  
3. Tataran Pelaksana Lapangan Perusahaan: Aspek ini terdiri atas tiga hal. Pertama, pengenalan selera risiko nasabah (risk appetite). Kedua, pengetahuan tenaga penjual akan produk investasi yang dijualnya. Ketiga, transparansi dalam menjelaskan risiko investasi. Pengaturan aspek ini dimaksudkan untuk mencegah kejahatan tenaga pelaksana (blue collar crime). 

Contoh: Pabrik sepatu dengan tenaga 10 orang menghadapi resiko bahwa sepatu-sepatu tersebut rusak. Bila pabrik tersebut menambah mesin dan tenaga kerja, maka resikonya bertambah, antara lain kerusakan mesin, keributan karyawan dan lain-lain.

Langkah-Langkah Auditing IT Governance

1. Identifikasi dan dokumentasi. Layaknya audit umum, identifikasi dan dukumentasi adalah keharusan. Hal ini bisa dilakukan dengan menjalankan survei maupun observasi ke lapangan sehingga audit bisa lebih objektif dan akurat.
2. Tes subtantif. Tes substansi merupakan tes yang dijalankan untuk mengetahui “isi” secara lebih mendalam. Dalam tes ini ada dua tipe yang bisa dijalankan: signifikan alias ditelusur secara lebih mendalam; atau terbatas.
3. Evaluasi. Setelah melakukan tes substantif, audit TI bisa menjalankan evaluasi berdasarkan hasil temuan. Di tahap ini kembali dicek apakah kinerja perusahaan efektif atau tidak. Kalau efektif berarti memenuhi syarat untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Namun kalau tidak efektif, lakukan lagi tes substantif.
4. Penilaian Mutu/ Kesimpulan. Di langkah terakhir ini akan terlihat apakah mutunya terjamin atau tidak. Jelas audit TI bukanlah tindakan yang bisa dilakukan secara asal dan instan. Ketelitian auditor menjadi ujung tombaknya. Selain itu tentu saja, tujuan dan langkah-langkah tersebut harus dilakukan secara konsekuen.

Audit IT pada Domain

Audit IT pada domain EDM (Evaluate, Direct, and Monitor) 

Proses tata kelola ini berurusan dengan tujuan tata pemangku kepentingan dalam melakukan penilaian, optimasi risiko dan sumber daya, mencakup praktek dan kegiatan yang bertujuan untuk mengevaluasi pilihan strategis, memberikan arahan kepada TI dan pemantauan hasilnya. Berikut domain proses EDM:

• EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance (Memastikan Pengaturan dan Pemeliharaan Kerangka Tata Kelola)
• EDM02 Ensure Benefits Delivery (Memastikan Memberi Manfaat)
• EDM03 Ensure Risk Optimisation (Memastikan Pengoptimalan Risiko)
• EDM04 Ensure Resource Optimisation (Memastikan Pengoptimalan Sumber Daya)
• EDM05 Ensure Stakeholder Transparency (Memastikan Transparansi Pemangku Kepentingan)

Audit IT pada domain APO (Align, Plan, and Organise) 

Memberikan arah untuk pengiriman solusi (BAI) dan penyediaan layanan dan dukungan (DSS). Domain ini mencakup strategi dan taktik, dan mengidentifikasi kekhawatiran cara terbaik TI agar dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis. Realisasi visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan dan dikelola untuk perspektif yang berbeda. Sebuah organisasi yang tepat, serta infrastruktur teknologi, harus dimasukkan ke dalam tempatnya. Berikut domain proses APO:

• APO01 Manage The IT Management Framework (Mengelola Kerangka Manajemen TI)
• APO02 Manage Strategy (Mengelola Strategi)
• APO03 Manage Enterprise Architecture (Mengelola Arsitektur Bisnis)APO04 Manage Innovation (Mengelola Perubahan)
• APO05 Manage Portfolio (Mengelola Dokumen)
• APO06 Manage Budget and Costs (Mengelola Anggaran dan Biaya)
• APO07 Manage Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia)
• APO08 Manage Relationships (Mengelola Relasi)
• APO09 Manage Service Agreements (Mengelola Perjanjian Layanan)
• APO10 Manage Suppliers (Mengelola Pemasok)
• APO11 Manage Quality (Mengelola Kualitas)
• APO12 Manage Risk (Mengelola Risiko)
• APO13 Manage Security (Mengelola Keamanan)

Audit IT pada domain BAI (Build, Acquire, and Implement) 

Memberikan solusi dan melewatinya sehingga akan berubah menjadi layanan. Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan dan terintegrasi ke dalam proses bisnis. Perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada juga dicakup oleh domain ini, untuk memastikan bahwa solusi terus memenuhi tujuan bisnis. Berikut domain proses BAI:

• BAI01 Manage Programmes and Project (Mengelola Program Dan Proyek)
• BAI02 Manage Requirements Definition (Mengelola Definisi Persyaratan)
• BAI03 Manage Solutions Identification and Build (Mengelola Identifikasi Solusi dan Pembangunan)
• BAI04 Manage Availability and Capacity (Mengelola Ketersediaan dan Kapasitas)
• BAI05 Manage Organisational Change Enablement (Mengelola Pemberdayaan Organisasi Perubahan)
• BAI06 Manage Changes (Mengelola Perubahan)
• BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning (Mengelola Penerimaan Perubahan dan Transisi)
• BAI08 Manage Knowledge (Mengelola Pengetahuan)
• BAI09 Manage Assets (Mengelola Kepemilikan)
• BAI10 Manage Configuration (Mengelola Susunan)

Audit IT pada domain DSS (Deliver, Service, and Support) 

Menerima solusi dan dapat digunakan bagi pengguna akhir. Domain ini berkaitan dengan pengiriman aktual dan dukungan layanan yang dibutuhkan, yang meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan kelangsungan, dukungan layanan bagi pengguna, dan manajemen data dan fasilitas operasional. Berikut domain proses DSS:

• DSS01 Manage Operations (Mengelola Operasi)
• DSS02 Manage Service Requests and Incidents (Mengelola Layanan Permohonan dan Kecelakaan)
• DSS03 Manage Problems (Mengelola Masalah)
• DSS04 Manage Continuity (Mengelola Keberlangsungan)
• DSS05 Manage Security Services (Mengelola Jasa Keamanan)
• DSS06 Manage Business Process Controls (Mengelola Kontrol Proses Bisnis)

Audit IT pada domain MEA (Monitor, Evaluate, Assess) 

Monitor semua proses untuk memastikan bahwa arah yang disediakan diikuti. Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dari waktu ke waktu untuk mengontrol kualitas dan kepatuhan mereka. Domain ini tertuju pada manajemen kinerja, pemantauan pengendalian internal, kepatuhan terhadap peraturan dan tata kelola. Berikut domain proses MEA:

• MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance (Memantau, Evaluasi dan Menilai Kinerja Dan Penyesuaian)
• MEA02 Monitor, Evaluate and Assess The System of Internal Control (Memantau, Evaluasi dan Menilai Sistem Pengendalian Internal)
• MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance with External Requirements (Memantau, Evaluasi dan Menilai Kepatuhan dengan Persyaratan Eksternal)